tirsdag den 7. august 2012

Projektkontoret kan skabe resultater for topledelsen!

Både i private virksomheder og i det offentlige er der kommet projektkontorer, "Project Management Offices", de kan være placeret forskellige steder i organisationsdiagrammet og de kan være bemandet med forskellige kompetencer, men de optræder mange steder.  Og hvor er så effekten af denne faste omkostning?
To tyske og én canadisk forsker har undersøgt på hvilken rolle projektkontoret har og hvilken effekt projektkontoret har på porteføljens eksekvering og succes. De har gennemført deres undersøgelse i Finland, Sydkorea, Tyskland, Canada, USA og Schweitz i virksomheder med over 20 parallelle, tværgående projekter. Så de har fået svar på tværs af geografier.
Deres undersøgelse er udarbejdet ved hjælp af faktoranalyse, så de har ikke lagt faste svar-rubrikker ned til respondenterne og dermed kan de skabe et billede af indholdet i projektkontorets opgaver. Derudover har de spurgt til resultaterne fra porteføljestyringen, som den opfattes af de projektledere, der svarer på spørgeskemaet.
Forskerne finder frem til, at der er tre roller for projektkontoret, for det første koordineringsrollen, for det andet ledelsesrollen og for det tredie en rolle som støtte til projektlederne. Koordineringsrollen kan vi genkende her er projektkontorets opgaver at sikre fordeling af ressourcer i mellem projekterne, Ledelsesrollen indeholder aktiviteter, der skal tage høje for forandringer i forhold til projekternes fremdrift og virksomhedens strategier og støtterollen indeholder aktiviteter sog uddannelse, introduktion af en projektmodel og hjælp i gennemførslen af det enkelte projekt.
Porteføljestyringens resultater har forskerne opdelt i tre dele; kvalitet i samarbejdet på tværs af projekterne, kvaliteten af informationen om projekterne og kvaliteten i allokeringen af ressourcer.

Resultaterne er går i mod den gængse - intuitive - fornemmelse og de generelle råd og er opstillet i en matrix:
Vi ville alle forvente at projektkontoret har en rolle som støtte til det enkelte projekt og den enkelte projektleder. Det har bare ikke nogen resultater på kvaliteten af porteføljestyringen!
Denne konklusion undrede også forskerne og de gik derfor tilbage i materialet og kan se at det har en effekt på successen af det enkelte projekt - det har bare ikke nogen effekt på porteføljestyringen.
Så vi kan se at projektkontoret har effekt, men denne effekt er kun synlig hvis - og kun hvis - projektkontoret lægger vægten på sikre ledelse og koordinering i porteføljen. Indførsel af projektmodel, motivation og træning af projektledere har ikke effekt på porteføljestyringen. Så projektkontoret kan først og fremmest skabe resultater for topledelsen. Det er mere problematisk hvis projektkontorets ledere tror at de ved at redde de enkelte projekter eller støtte den enkelte projektleder kan få succes med projektporteføljen.


Unger et al. The three roles of a project management office: Their impact on portfolio management execution and success. International Journal og Project Management 30 (2012) p608-620.